Verantwortlicher

Dance Fusion Aachen, vertreten durch die im Impressum genannte verantwortliche Person. Kontakt: info@dancefusionaachen.de.

Welche Daten werden verarbeitet?

• Name, E-Mail-Adresse, Tätigkeit und Kontostatus
• Beginn, Ende, Pausen und Monat der Arbeitszeit
• Korrekturgründe, Einreichungen, Rückgaben und Freigaben
• für die Sicherheit erforderliche Anmeldeversuche und Einmalcodes
• Prüfwerte und Zeitpunkte im Änderungsprotokoll

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Daten werden zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, zur Arbeitszeitdokumentation, Lohnabrechnung, Prüfung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeitet. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit den arbeitsrechtlichen Pflichten sowie § 26 Abs. 1 BDSG. Die Bestätigung bei der Kontoanlage dokumentiert nur, dass diese Hinweise zur Kenntnis genommen wurden; sie ist keine freiwillige Einwilligung in die notwendige Arbeitszeitverarbeitung.

Wer erhält Zugriff?

Mitarbeitende sehen ausschließlich ihre eigenen Arbeitszeiten. Genehmiger sehen die zur Prüfung eingereichten Monate. Die Buchhaltung sieht ausschließlich freigegebene Monate und Exporte. Der technische Hosting- und E-Mail-Dienstleister verarbeitet Daten nur, soweit dies für Betrieb und Versand notwendig ist. Eine Weitergabe erfolgt außerdem, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Aufbewahrung und Löschung

Arbeitszeit-, Monats- und zugehörige Protokolldaten werden grundsätzlich bis zum Ende des sechsten auf das jeweilige Kalenderjahr folgenden Kalenderjahres aufbewahrt. Danach wird eine kontrollierte Bereinigung geprüft und durchgeführt. Das System meldet fällige Daten zur Prüfung; eine automatische Neuberechnung historischer Protokoll-Prüfwerte findet nicht statt. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, soweit Unterlagen im Einzelfall noch für ein laufendes Verfahren, gesetzliche Nachweise oder steuerlich als länger aufzubewahrende Belege erforderlich sind. Einmalcodes verfallen nach zehn Minuten.

Die sechsjährige Frist orientiert sich an der Aufbewahrung von Lohnkonten. Die gesetzliche Mindestfrist für bestimmte Arbeitszeitnachweise kann kürzer sein. Steuerlich als Buchungsbeleg eingeordnete Exporte werden in der Buchhaltung nach deren eigener Aufbewahrungsfrist geführt.

Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Konten verwenden persönliche Passwörter. Zugänge mit Admin- oder Buchhaltungsrechten benötigen zusätzlich einen per E-Mail versandten Einmalcode. Änderungen werden in einer verketteten Prüfliste protokolliert. Ein täglicher Prüfwert wird extern per E-Mail versandt, damit spätere Veränderungen erkennbar werden.

Deine Rechte

Es bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung und, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht, Löschung. Fragen können an info@dancefusionaachen.de gerichtet werden. Zusätzlich besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zurück zur Stundenerfassung